Política de privacidad y tratamiento de datos personales

En Cygnus Consulting S.A.S. tratamos sus datos personales con la misma reserva con la que manejamos la información contable y tributaria de nuestros clientes. Esta política explica qué datos recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puede ejercer sus derechos, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26, que incorporan el Decreto 1377 de 2013).

1.Responsable del tratamiento

El área encargada de atender consultas y reclamos sobre datos personales es la Coordinación de Negocios, a través del correo contacto@cygnusconsultingsas.com con el asunto «Datos personales».

2.Definiciones

• Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona natural, como su nombre, correo, teléfono o imagen.
• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, Cygnus Consulting S.A.S.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, por ejemplo el proveedor de alojamiento web.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación (salud, origen racial, orientación política o religiosa, datos biométricos, entre otros).

3.Principios que aplicamos

Tratamos los datos conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica esto significa que solo pedimos lo necesario, lo usamos para lo que le informamos y no lo vendemos ni lo cedemos a terceros con fines comerciales.

4.Qué datos recogemos

No solicitamos datos sensibles a través del sitio web. Si por la naturaleza de un servicio (por ejemplo, outsourcing de nómina) llegamos a tratar datos sensibles de trabajadores de nuestros clientes, lo hacemos como encargados, bajo instrucciones del cliente y con su autorización, y usted no está obligado a suministrarlos. El sitio no está dirigido a menores de 18 años y no recogemos de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes.

5.Para qué usamos sus datos

Finalidades necesarias (requieren su autorización para atenderle)

• Responder su solicitud, agendar la asesoría y hacer seguimiento a lo que nos pidió.
• Elaborar propuestas y cotizaciones de servicios.
• Celebrar, ejecutar y administrar el contrato de servicios, incluidas facturación, cobro y soporte.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
• Conservar la prueba de su autorización y atender sus consultas y reclamos.
• Proteger la seguridad del sitio y prevenir fraudes o abusos del formulario.

Finalidad opcional (solo si marca la casilla correspondiente)

• Enviarle información comercial: novedades tributarias y normativas, invitaciones a eventos, boletines y ofertas de nuestros servicios, por correo electrónico, WhatsApp, mensaje de texto o llamada.

Puede negarse a la finalidad opcional o retirarla cuando quiera sin que eso afecte la atención de su solicitud. Al contactarle con fines comerciales respetamos la Ley 2300 de 2023: solo de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca en domingos ni festivos, por los canales que usted autorizó y sin insistencia.

6.Cómo obtenemos y guardamos su autorización

En el formulario del sitio le pedimos dos autorizaciones separadas, ninguna marcada de antemano:

1. Obligatoria: autorización para tratar sus datos con el fin de atender su solicitud.
2. Opcional: autorización para recibir información comercial.

Cuando envía el formulario, el sistema guarda un registro con un código único (por ejemplo, CYG-261016-AB12CD), la fecha y hora en Colombia, su dirección IP, el navegador utilizado, el texto exacto de cada casilla y la versión de esta política. Cada registro queda vinculado al anterior mediante una huella digital (SHA-256), lo que permite demostrar que no fue modificado. Este código también se incluye en el mensaje de WhatsApp que usted nos envía.

Si nos contacta directamente por WhatsApp, correo o teléfono, le compartiremos el enlace a esta política en la primera respuesta y entenderemos otorgada la autorización mediante una conducta inequívoca, como continuar la conversación para recibir la asesoría (artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015).

7.Sus derechos

Como titular, usted tiene derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos dio.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que cambie esta política.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad es siempre facultativo.

8.Cómo ejercer sus derechos

Escríbanos a contacto@cygnusconsultingsas.com o envíe un escrito a nuestra dirección, indicando su nombre, documento de identidad, datos de contacto, lo que solicita y los documentos que quiera hacer valer. Pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado acreditado.

Mientras se resuelve un reclamo, marcaremos el dato como «reclamo en trámite». La revocación o supresión no procede cuando usted tenga un deber legal o contractual de permanecer en nuestra base de datos.

9.Con quién compartimos los datos

No vendemos ni alquilamos sus datos. Solo los compartimos con:

• Proveedores que nos prestan servicios (encargados): alojamiento del sitio web, correo electrónico, mensajería (WhatsApp, de Meta Platforms) y herramientas de oficina. Algunos de ellos pueden almacenar información fuera de Colombia, en países con niveles adecuados de protección según la SIC (como Estados Unidos y países de la Unión Europea), o bajo contratos de transmisión que garantizan la protección de los datos (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 y Circular Externa 005 de 2017 de la SIC).
• Autoridades que lo requieran en ejercicio de sus funciones (DIAN, UGPP, jueces, SIC, entre otras).

10.Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos: conexión cifrada (HTTPS), acceso restringido al personal que los necesita, contraseñas individuales y obligación de confidencialidad de nuestro equipo.

Conservamos los datos de las solicitudes que no se conviertan en contrato hasta por dos (2) años desde el último contacto. Los datos de clientes se conservan durante la relación contractual y el tiempo que exijan las normas contables, comerciales y tributarias (en general, diez años según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el artículo 60 del Código de Comercio). Los registros de autorización se conservan mientras se traten los datos y hasta cinco (5) años después, para poder demostrar ante la autoridad que contábamos con su consentimiento.

11.Imágenes del equipo

Las fotografías de los integrantes de nuestro equipo se publican para presentar a la firma. Cualquiera de ellos puede pedir que se retire su foto en cualquier momento escribiendo a contacto@cygnusconsultingsas.com, y la retiraremos de inmediato. También la retiraremos cuando termine su vínculo con la firma.

12.Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos en esta página con la nueva fecha y versión, y, cuando el cambio afecte las finalidades, pediremos de nuevo su autorización.

Consulte también nuestros Términos y condiciones y la Política de cookies.